Comment faciliter la gestion des remboursements sur facture des CSE grâce au digital ?

Qu’est-ce qu’une subvention ASC ?

Les activités sociales et culturelles (ASC), que ce soit les vacances, les sorties ou les loisirs, sont un outil pour améliorer le pouvoir d’achat, favoriser le lien social et encourager l’épanouissement des salariés. 

Le Code du travail n’apporte pas de définition précise des activités sociales et culturelles. En revanche, les tribunaux proposent 4 critères qui les déterminent : 

• l’amélioration des conditions de vie et de travail des salariés ;
• l’aspest facultatif ;
• une distribution non discriminatoire ;
• concerner principalement les collaborateurs de l’entreprise.

Le financement des œuvres sociales dépend du budget ASC du Comité social et économique (CSE). Si le budget de fonctionnement est une subvention imposée dans les entreprises de plus de 50 salariés, le budget des œuvres sociales ne présente aucune obligation. Le montant de cette enveloppe est déterminé par un accord d’entreprise établi avec le dirigeant.

La subvention ASC correspond à une somme d’argent allouée aux bénéficiaires selon une période donnée. Ce montant permet au salarié d’être remboursé d’une activité de son choix, dans la limite du cadre de l’Urssaf et sur présentation d’une facture de ses dépenses.

Quelles prestations peuvent bénéficier d’un remboursement sur facture par le CSE ?

Les prestations ASC bénéficiant d’un remboursement sur facture par le CSE sont larges : 

• activités sportives ; 
• événements culturels ;
• l’abonnement à des plateformes de streaming ; 
• les voyages ; 
• activités culturelles ; 
• service de garde d’enfants ; 
• soutien scolaire.

Le remboursement sur facture du comité d’entreprise est un avantage qui doit être proposé à tous les collaborateurs de l’entreprise, peu importe leur statut.

Existe-t-il un plafond Urssaf concernant le remboursement sur facture par le comité d’entreprise ?

Le remboursement sur facture du comité d’entreprise correspond à un règlement total de la facture ou une participation d’un certain montant défini préalablement. Ainsi, l’entreprise définit que pour une activité donnée, il accepte le paiement total ou partiel de la prestation. À ce moment-là, le salarié fournit le justificatif de la dépense au Comité social et économique qui effectue ensuite la transaction.

Le remboursement ASC bénéficie d’une exonération de cotisations sociales et n’a pas besoin d’être rapporté à un événement Urssaf. Ainsi, une dépense d’un euro par le CSE correspond à un versement d’un euro au salarié. Il existe cependant un seuil pour les services de garde d’enfant et pour les chèques vacances dans les entreprises de moins de 50 salariés.

Le plafond annuel de l’Urssaf pour les activités de services à la personne et de garde d’enfant est de 2 421 € par bénéficiaire en 2024. Le remboursement sur facture du CSE ne peut avoir lieu que sur les coûts réellement supportés par le salarié. 

Un remboursement sur facture par le CSE : quels avantages avec le digital ?

Offrez davantage de flexibilité et de personnalisation

Les envies des salariés sont uniques. Un remboursement sur facture du CSE propose de s’éloigner d’une offre générique pour répondre précisément à ces besoins individuels et spécifiques. Le digital permet d’aller plus loin dans cette optique en apportant davantage de flexibilité et de personnalisation des avantages salariés.

En offrant un processus de demande numérique, vos collaborateurs bénéficient d'une plus grande accessibilité. Ils peuvent soumettre leurs demandes à tout moment et de n'importe où, que ce soit depuis leur bureau, leur domicile ou même en déplacement. Cette souplesse s'aligne avec les attentes des salariés, en quête de solutions simples et pratiques pour accéder aux avantages offerts par leur entreprise.

En renforçant le sentiment d’individualisation avec une plateforme, vous favorisez un sentiment de reconnaissance et d’indépendance. Les salariés se sentent pris en compte, ce qui participe à accroître leur fidélité pour votre entreprise. 

Améliorez l’attractivité de votre entreprise

Le bien-être des salariés se trouve au cœur des préoccupations actuelles. Plus vos collaborateurs se sentiront épanouis, plus leur attachement pour votre entreprise grandira. En proposant un remboursement des ASC sur facture, vous démontrez votre préoccupation pour la satisfaction de vos équipes. Un atout indéniable pour votre image de marque ! 

Les plateformes numériques permettent une communication transparente entre le CSE et les salariés concernant le remboursement sur facture du comité d’entreprise. Les mises à jour sur l'état des demandes, les notifications de paiement et les rappels de dates limites peuvent être envoyées automatiquement par e-mail ou via des notifications sur l'application, assurant ainsi que les collaborateurs sont constamment informés et engagés dans le processus.

En adoptant des technologies innovantes pour simplifier vos processus internes et améliorer l'expérience des salariés, votre entreprise renforce sa réputation en tant qu'employeur attentif et moderne. Cette image de marque positive peut vous permettre d'attirer et de fidéliser vos talents. D'ailleurs, une bonne image de marque va les inciter à postuler pour des postes au sein de votre entreprise plutôt que chez vos concurrents.

Réduisez vos frais de gestion

Le passage au numérique pour la gestion des remboursements sur facture permet de considérablement diminuer vos coûts administratifs. Les systèmes informatisés vérifient automatiquement les informations fournies, identifient les incohérences et vous alertent en cas de problème. Ce processus garantit une meilleure exactitude des remboursements et conformité aux politiques établies.

Les processus automatisés réduisent les erreurs et le temps passé sur les tâches chronophages. En libérant les membres du CSE des activités administratives fastidieuses, la numérisation des remboursements sur facture permet de mieux utiliser les ressources humaines disponibles. Les élus se concentrent sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que la planification d'événements ou l'organisation de programmes pour les salariés, contribuant ainsi à renforcer la culture d'entreprise et le bien-être des salariés.

Les outils numériques offrent une visibilité en temps réel sur les dépenses liées aux remboursements sur facture des ASC. Les gestionnaires du comité accèdent à des rapports détaillés sur les dépenses engagées, les montants remboursés et les soldes disponibles. Cette transparence garantit un meilleur suivi des budgets alloués aux ASC, facilitant ainsi la prise de décision et la gestion financière.