Comment tenir les différents registres du CSE ?

Le registre unique du personnel

Après l’embauche du premier salarié de l’entreprise, l’employeur doit instaurer un registre du personnel. Si aucune forme spécifique n’est attendue d’après le Code du travail, certaines mentions ne peuvent être écartées. Ainsi, vous mentionnerez dans l’ordre des arrivées : 

• l’identité du salarié avec son nom, ses prénoms, sa date de naissance, son sexe et sa nationalité ; 
• les emplois et qualifications obtenus, ainsi que la date d’entrée et de sortie de l’entreprise ; 
• le type de contrat ; 
• la mention “salarié à temps partiel” le cas échéant ; 
• pour les stagiaires et les volontaires en service civique, les dates de début et de fin de stage ou de la formation professionnelle, nom et prénoms du tuteur et le lieu de présence ; 
• pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ; 
• pour les salariés dont l’autorisation d’embauche ou de licenciement est nécessaire, la date de l’autorisation ou de la demande.

Après consultation du Comité social et économique, le registre unique du personnel peut être dématérialisé. L’absence du registre, d’une mise à jour ou un oubli de mentions obligatoires entraîne jusqu’à 750 € d’amende par salarié concerné.

Bon à savoir : après la date de départ d’un collaborateur, l’employeur conserve le registre unique du personnel pour une durée de 5 ans. 

Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement

Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement recueille deux types de signalements : 

• les alertes des élus qui observent directement ou indirectement un risque ;
• les alertes des salariés qui considèrent que l’entreprise emploie des produits potentiellement nocifs.

L’information, datée et signée, est mentionnée par écrit dans le registre. L’inscription doit préciser les produits présumés dangereux utilisés par l’établissement. Les pages du registre sont numérotées. Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement est à conserver pour une durée de 5 ans. 

Bon à savoir : votre entreprise possède plusieurs sites de travail et un Comité social et économique ? Dans ce cas, vous n’avez besoin que d’un seul registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement.

Le registre des dangers grave et imminent du CSE

Lorsque les membres du comité sont confrontés à un danger grave et imminent, il consigne ce risque dans un registre spécial du CSE qui contient les informations suivantes : 

• le poste de travail impliqué ; 
• la nature du danger ;
• les travailleurs exposés. 

Les pages du registre des dangers grave et imminent du CSE sont numérotées et authentifiées par le tampon du comité. Il s’agit d’un support primordial dans la procédure du droit d’alerte du CSE. L’employeur conserve ce registre pendant 3 ans.

En cas de manquement à ce registre du CSE obligatoire, l’entreprise s’expose à une amende de 10 000 €. La récidive est sanctionnée d’une amende de 30 000 € pour chaque salarié concerné et d’un emprisonnement d’un an. 

Bon à savoir : vous devez répertorier les risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs de votre entreprise dans un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). L’absence d’un contenu mis à jour tous les ans implique une contravention de 1 500 €.

Le registre CSE de moins de 50 salariés avec les demandes des élus

Dans les entreprises de 11 à 49 salariés, la tenue d’un registre des questions du Comité social et économique est obligatoire. Il recense les demandes écrites des membres de la délégation du personnel et les réponses argumentées de l’employeur. Si aucun délai légal de conservation n’est imposé, vous pouvez au moins le garder durant la durée du mandat en cours.

Le registre du personnel du CSE doit être complété 2 jours ouvrables avant la prochaine réunion du comité. Ensuite, les réponses seront transcrites dans les 6 jours suivant la séance. Deux formats existent : 

• un cahier pour registre du CSE ; 
• un registre du CSE numérique.

La mise à jour d’un registre du CSE en version papier peut être plus fastidieuse qu’un format numérique. Dans le cadre d’un registre du CSE dématérialisé, vous devez vous assurer que son accès est possible pour tous les contributeurs et personnes ayant le droit de le consulter.

Bon à savoir : si l'employeur a connaissance de questions moins de 2 jours ouvrables avant la réunion, il n’est pas dans l’obligation d’y répondre.

Le registre des questions du CSE est mis à la disposition des salariés, de l’inspection du travail et des élus du comité. L’absence de ce registre du CSE constitue un délit d’entrave sanctionné par une amende de 7 500 €.

Le registre dans les CSE de plus de 50 salariés n’est pas obligatoire. Dès lors que les questions des élus figurent dans l’ordre du jour de la réunion du CSE et les échanges reportés dans le procès-verbal de la réunion, vous pouvez faire le choix d’en tenir un ou non.

Les autres registres du Comité social et économique

Dans le cadre de la gestion des registres obligatoires, il est crucial de noter que le refus de présenter ces documents au Comité social et économique constitue un délit d'entrave au fonctionnement du comité. Ainsi, la transparence et la disponibilité des registres sont des aspects essentiels de la conformité légale. 

En garantissant l'accès et la consultation de ces registres au CSE, l'employeur assure le respect des droits des élus et contribue à la promotion d'un environnement de travail sûr et équitable.

Les registres spécifiques à la durée du travail 

Le registre spécial du repos hebdomadaire mentionne le nom des salariés qui ne bénéficient pas du même jour de repos hebdomadaire que les autres collaborateurs. Mis à la disposition de l’inspection du travail, ce registre peut également être consulté par les salariés qui en font la demande. L’absence du registre spécial du CSE pour le repos hebdomadaire est pénalisée par une amende de 1 500 € par salarié concerné. 

Si votre entreprise présente une organisation du travail par relais, roulement ou équipes successives, alors la composition nominative est indiquée soit dans un tableau, soit dans un registre à jour. Il est ensuite mis à la disposition de l'inspection du travail et des membres de la délégation du personnel au CSE.

Les registres de sécurité 

Lorsque les élus souhaitent travailler sur la prévention des risques professionnels, ils peuvent consulter deux registres de sécurité : 

• le registre de sécurité incendie ; 
• le registre des vérifications électriques. 

Le premier registre de sécurité sert à informer sur les règles de sécurité incendie et récapitule le matériel présent dans l’établissement en cas de départ de feu. Tenu à la disposition de l’inspection du travail, ce registre sert également à tous les collaborateurs et aux personnes extérieures qui visitent l’entreprise. 

Le second registre de sécurité contient les résultats des vérifications électriques, les justifications des travaux et les ajustements faits pour corriger les défauts éventuels. Les rapports issus de ces vérifications font partie des annexes. Ce registre est également mis à la disposition de l’inspection du travail. 

Le registre des travailleurs à domicile

Le recours à un travailleur à domicile impose deux documents, tenus à disposition de l’inspection du travail : 

• le registre de la comptabilité des travailleurs à domicile ; 
• le bulletin ou carnet des travailleurs à domicile.

Le non-respect de ces obligations entraîne une contravention d’un montant de 450 €.