Avantages en nature : quelles sont les règles à prendre en compte ?

Qu’appelle-t-on un avantage en nature ?

Il s’agit d’un complément de rémunération et donc de salaire accordé par l’employeur. Ces avantages peuvent prendre plusieurs formes : un bien ou un service mis à disposition par l’employeur pour ses salariés.

Ils ont toujours un lien direct avec la fonction qu’occupe celui qui en bénéficie. On parle de véhicules de fonction, d’outils bureaucratiques tels que le téléphone, l’ordinateur portable, de chèques cadeaux, mais également de logement.

Cela étant, au-delà de leur caractère nécessaire à l’exercice de l’activité du salarié, ils peuvent également être mis en place afin d’encourager le salarié en tant que complément de salaire. C’est le cas de biens que le salarié est autorisé à utiliser à titre privé (téléphone mobile par exemple).

Cet avantage peut être gratuit, mais peut également avoir un coût (un prix) inférieur à leur valeur réelle par le salarié. 

Attention : il ne s’agit pas de frais professionnels, susceptibles de faire l’objet d’un coût en note de frais. Contrairement aux avantages en nature un frais professionnel correspond à l’usage de dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité et qui ont vocation à lui être remboursées par l’employeur. Une des différences réside dans la fréquence d’utilisation : un frais professionnel est occasionnel, alors qu’un avantage en nature accordé peut l’être pendant toute la durée du poste du salarié.

Qui peut en bénéficier ?

Les salariés, mais également les dirigeants au statut des assimilés salariés, les apprentis et les stagiaires peuvent bénéficier d’avantages en nature en toute sécurité.

Attention : ce ne sont pas des droits acquis, par conséquent, c’est à l’employeur que revient la décision de les accorder ou non, à un ou plusieurs de ses salariés. Il doit obligatoirement en être fait mention au sein du contrat professionnel de travail (ou de la convention de stage).

Comment évalue-t-on les avantages en nature accordés à des salariés ?

Les avantages en nature sont des compléments de rémunération, de ce fait, ils doivent apparaître sur la fiche de paie et leur usage est imposé à l’impôt sur le revenu des personnes physiques.

Il existe différentes catégories d’avantages en nature et par conséquent différents modes des avantages en nature. L’assurance de faire plaisir au plus grand nombre !

La mise à disposition d’un logement

Il est possible de mettre à la disposition du salarié un logement gratuitement. Afin que le salarié ne paye pas de loyer, l’entreprise a deux possibilités. Elle peut soit le loger dans un bien qui lui appartient directement, soit louer un autre bien pour le compte du salarié.

Cet avantage peut être calculé de manière forfaitaire ou d’après sa valeur locative. L’employeur étant libre de choisir le mode de calcul.

La mise à disposition d’un véhicule de fonction

Le véhicule de fonction est considéré comme un avantage en nature à partir du moment où celui-ci est utilisé par le salarié à titre personnel.

Cet avantage peut être calculé de manière forfaitaire ou d’après la valeur réelle du véhicule. Ce montant sous forme de forfait varie selon que le véhicule appartient à l’entreprise ou qu’il s’agisse d’une location avec ou sans option d’achat.

Le montant du forfait prend également en compte la prise en charge du carburant par l’employeur et l’ancienneté d’achat du véhicule.

La mise à disposition de restauration

La fourniture de repas constitue un avantage en nature. Il prend la forme de la mise à disposition d’une cantine ou d’un restaurant d’entreprise.

Malgré ce que l’on pourrait penser, les titres restaurant ne sont pas considérés comme des avantages en nature car ils permettent aux salariés de régler leur repas. Ils sont donc considérés par l’URSSAF comme des frais professionnels.

Il n’y a qu’un seul mode de calcul qui existe concernant les avantages en nature liés au repas. Ils sont calculés de manière forfaitaire, sur la base de 4,85€ par repas avec une exception de 3,62€ pour les salariés des hôtels, cafés et restaurants.

Les avantages qui ne sont pas compris dans les catégories précitées doivent s’évaluer sur leur valeur réelle.

La mise à disposition de chèques cadeaux 

Les chèques cadeaux sont des avantages considérables pour les salariés et représentent un atout d’attractivité pour l’entreprise qui les propose. Ils sont facilement mis en place par les CSE ou l’employeur en tant qu’avantage au titre des activités sociales et culturelles. C’est l’assurance de fidéliser les salariés et attirer de nouveaux talents. Le plus ? Ils sont exonérés de charges et cotisations sociales ! Et cela en toute sécurité.

Comment évaluer les avantages en nature accordés à des assimilés salariés ?

Les assimilés salariés sont les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ainsi que le président et les directeurs généraux des SAS. Les avantages en nature qui leur sont accordés doivent s’évaluer sur leur valeur réelle.

Toutefois, la méthode forfaitaire peut être utilisée pour les véhicules utilisés à titre privé ainsi que les outils informatiques.

Enfin, s’agissant des travailleurs non-salariés, regroupant les gérants majoritaires de SARL ainsi que les gérants d’EURL, tous les avantages sont évalués sur leur valeur réelle sans exception.

Quel est le traitement social des avantages en nature ?

Les avantages en nature figurent sur le bulletin de paie et sont de ce fait soumis aux cotisations sociales. Ainsi, l’attribution d’avantages en nature ne permet pas nécessairement à l’employeur de réduire le montant de ses charges salariales.

Attention : seule la prise en charge par l’employeur est soumise aux cotisations sociales. Lorsqu’une partie de l’avantage est prise en charge financièrement par le salarié, elle doit être déduite.

Existe-t-il un contrôle de l’évaluation des avantages en nature ?

Il y a une obligation d’indiquer les avantages en nature sur le bulletin de paie. Il n’y a pas de contrôle automatique de l’URSSAF ni de l’administration fiscale, néanmoins ils restent fréquents.