Onboarding : comment réussir l’accueil d’un salarié ?

1. Le « Pré-onboarding » pour préparer l’arrivée dans l’entreprise

A qui appartient le rôle de l’accueil d’un salarié ?

Assurer la mise en place et la stratégie de l’onboarding est une étape importante qui revient de droit à l’Office Manager de votre entreprise. Un de ses rôle est de maintenir une bonne cohésion sociale dans l’entreprise tout en améliorant la qualité de vie au travail. Il est donc naturellement responsable d’intégrer le.s nouveau.x collaborateur.s en lui inculquant la culture et les valeurs de votre entreprise.

En l’absence d’un Office Manager dans votre équipe, la mission d’assurer l’onboarding reviendra aux ressources humaines, ou au manager si l’entreprise ne possède ni ressources humaine ni Office Manager, ils vont être amenés à accueillir les nouveaux venus et les intégrer dans la ligne directrice de leur recrutement.

Nous allons maintenant aborder les étapes clés d’un onboarding réussi.

Que faut-il préparer avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur ?

Un bon processus d’onboarding ne démarre pas à l’arrivée du salarié dans l’entreprise mais à partir du moment où le candidat a accepté l’offre d’emploi que vous lui avez proposé.

Il est important de garder contact avec votre futur salarié. Cela va permettre de faire sentir au salarié qu’il est important et qu’il compte déjà pour l’entreprise. Cela peut lui permettre également de mieux comprendre l’entreprise et les valeurs, l’état d’esprit de celle-ci.

Il vous sera très important d’effectuer plusieurs actions qui favorisent le bon déroulement de l’onboarding :

• Annoncer l’arrivée en interne : Il est essentiel de préparer une arrivée dans une nouvelle équipe. Cela commence en prévenant les équipes internes qu’un nouveau collaborateur va rejoindre l’entreprise. Un mail contenant une photo et une rapide présentation ou un message sur l’outil de communication collaboratif est suffisant. 
• Préparer le poste de travail : Chaque poste a ses besoins, il est nécessaire d’anticiper au maximum les besoins du nouveau salarié (carte d’accès; identifiants; matériel, etc). Cela évitera de fournir au fur et à mesure les éléments dont il aura besoin.
• Un e-mail de bienvenue : La rédaction d’un e-mail de bienvenue contenant des informations essentielles pourrait être une bonne idée. Vous pourrez y inclure une photo de l’équipe, une formule de bienvenue et le programme de la journée d’accueil. Cet email permettra de créer un sentiment d’importance chez le nouveau collaborateur et lui montrer les valeurs de votre entreprise et ainsi préparer son intégration dans l’équipe.

2. Le premier jour d’onboarding pour convaincre le salarié

Les actions à mettre en place le premier jour de l’onboarding

Le premier jour est clé pour créer rapidement un sentiment d’appartenance et rassurer votre nouveau collaborateur. Voici quelques actions incontournables que vous pouvez mettre en place dès le premier jour :

• Privilégier un accueil collectif : Il est impératif de susciter l’intérêt du nouveau collaborateur dans les 45 premières minutes, sinon l’intégration aura peu de chances de fonctionner (selon Tim Campos, ancien CEO de Facebook). Le nouveau salarié pourra être accueilli par l’ensemble de l’équipe autour d’un petit-déjeuner pour les petites entreprises ou bien par la direction elle-même pour les plus grandes entreprises;
• Proposer un livret d’accueil : Lors du premier jour, vous allez avoir beaucoup d’informations à communiquer à votre nouveau collègue et ce dernier se posera plusieurs questions. Avoir préparé en amont un livret d’accueil contenant l’ensemble des données pratiques et administratives, cela vous permettra de gagner du temps précieux et votre nouveau collaborateur aura à sa disposition un document de référence. Ce dernier peut contenir diverses informations telles que le règlement intérieur de l’entreprise; un accès intranet; un organigramme; les horaires de l’entreprise, etc;
•  Mettre en place un système de parrainage : Le rôle du parrain est d’accueillir et accompagner la nouvelle recrue sur sa prise de poste. Il entretiendra une relation de conseil et de confiance avec son nouveau collègue. En tant que tuteur, il pourra répondre à toutes les interrogations que se pose le nouveau membre de l’équipe.

Proposer un parcours d’intégration

Au vu de l’importance de la première journée et de la première semaine en général dans un processus d’intégration, il peut être important de proposer un parcours d’intégration afin de créer un lien avec les équipes en place.

Ce parcours pourrait ressembler tout d’abord par une visite guidée des locaux de l’entreprise. Vous pouvez enchaîner avec une présentation complète de tous les services et de leurs principales missions tout en planifiant une rencontre avec les responsables de chaque service.

Lors de ce parcours, plusieurs intervenants seront mis à contribution dans le but précis d’informer et d’orienter la nouvelle recrue, il sera d’ailleurs très important de communiquer au nouveau salarié l’agenda des premiers jours afin de lui permettre de s’organiser plus facilement. A l’aide de ce parcours d’intégration, la nouvelle recrue pourra parfaitement s’imprégner des valeurs de l’entreprise et prendre ainsi ses marques dans son nouvel environnement. 

3. Le suivi de l’onboarding pour fidéliser et engager le salarié

Ne pas relâcher le suivi

Il est important pour le nouveau salarié de se sentir accompagné et entendu lors de ses premiers mois. Le parrain, les ressources humaines mais aussi les managers doivent rester disponibles et proposer des régulièrement des points afin de pouvoir échanger correctement avec le salarié.

Des “follow-up” sont indispensables pour vérifier si le salarié dispose bien des moyens nécessaires à sa prise de poste. Sous forme de feedbacks, un suivi permet d’identifier les potentielles difficultés ou axes d’améliorations relatifs au recrutement du salarié.

Toujours se montrer disponible

Intégrer un nouveau bureau, une nouvelle entreprise ainsi qu’une nouvelle équipe est quelque chose de nouveau pour le salarié, d’assez stressant voire même perturbant pour certains. D’où l’importance que toute l’équipe se montre disponible pour le nouveau salarié, notamment les premiers jours. Répondre à ses question, même les moins importantes, est donc essentiel.

S’il existe des traditions (exemple : dress code spécial un certain jour) dans votre entreprise ou des évènements à venir, il est très important de prévenir votre collaborateur pour qu’il puisse s’y préparer et éviter donc un sentiment d’exclusion.

En somme, l’intégration d’un nouveau collaborateur à son équipe nécessite beaucoup de travail et d’intérêt porté au salarié que ce soit en amont, le jour de l’arrivée ou bien même quelques semaines après l’intégration.