Comment effectuer le choix d’un logiciel de gestion de notes de frais ?

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Les frais professionnels des salariés doivent être obligatoirement remboursés : repas, déplacement, logement, etc. Pour ce faire, l’employé est tenu de remettre à son employeur un document pour justifier et détailler ses dépenses : les notes de frais.

Ces notes de frais nécessitent un traitement méticuleux de l’employeur et impactent la fiche de paie du salarié. Pour assurer le remboursement des frais tout en évitant de se perdre sous une montagne de demande, l’employeur peut faire appel à un outil de gestion automatisée, notamment le logiciel des notes de frais.

Qu’est-ce qu’un logiciel de note de frais ?

Le logiciel sert à centraliser les notes de frais en optimisant leur gestion et en permettant à l’employeur de gagner du temps. Celui-ci permet la saisie des notes de frais au fur et à mesure des dépenses à l’aide de justificatifs comptables ou de factures.

Il faut savoir que la saisie des factures dans ce genre d’outils peut être effectuée par les salariés eux-mêmes. L’employeur reçoit alors une notification lui permettant de valider ou d’annuler la demande de remboursement.

Les différents logiciels de notes de frais présents sur le marché peuvent proposer différentes fonctionnalités. Toutefois, il existe quelques fonctionnalités communes :

-               Présence d’une application disponible via un mobile et/ou un ordinateur

-               Simplification des saisies des notes de frais

-               Espace personnel destiné aux salariés permettant d’effectuer une saisie directe

-               Validation simplifiée des notes par l’employeur

-               Transmission automatique des informations à la comptabilité de l’entreprise

-               Automatisation de la politique de note de frais de l’entreprise (montant plafond de remboursement, etc.)

-               Etc.

Quels sont les critères de choix d’un logiciel de gestion de notes de frais ?

Avec les nombreux logiciels de gestion de frais disponibles, faire le bon choix s’avère être difficile. Toutefois, pour choisir le meilleur logiciel de notes de frais pour son entreprise plusieurs critères peuvent entrer en jeu :

 Besoin de l’entreprise

Les logiciels de gestion de frais ont été spécialement conçus pour simplifier les tâches. De ce fait, il doit répondre aux attentes de l’entreprise en termes d’intégration aux outils comptables existants.

Budget

Le budget est un critère important, car il dépend des fonctionnalités proposées et de la fréquence d’utilisation de l’outil. Celui-ci peut aussi dépendre du nombre d’utilisateurs.

Fonctionnalité

Le logiciel choisi doit comprendre des outils basiques de gestion des frais : numérisation et analyse des notes de frais, gestion de clients, etc.

Ergonomie

L’ergonomie et la conformité du logiciel à la législation doivent être prises en compte. En effet, il est important de choisir un outil pouvant accompagner la croissance de l’entreprise.

Mobilité

Le logiciel doit être mobile pour pouvoir accompagner les utilisateurs dans leur déplacement. Ceci afin de faciliter l’intégration des notes et des factures en temps réel et pallier le problème d’égarement des justificatifs. Le logiciel doit donc être accessible sur toutes les plateformes mobiles, PC ou tablettes.

Praticité

Le logiciel doit être facile d’utilisation. Son usage doit donc être intuitif et adapté à tous les utilisateurs de l’entreprise. Celui-ci doit présenter toutes les fonctionnalités et l’option de paramétrage sur un tableau de bord. Il doit aussi contenir une option de personnalisation afin qu’il puisse s’adapter à chaque utilisateur.